参加会议要准备什么
项目例会开多久比较合适？项目的哪些人适合参加？
项目例会开多久比较合适？项目的哪些人适合参加？
我以员工的身份参加过不少项目例会，也以项目经理的身份主持过不少的项目例会，而现在更多的是旁听或者监督别人的项目例会。
身份不同，角色不同，看问题的角度就不同，参与力度也不同，当然关注点势必也不同。
现在我们主要以员工的角色以及项目经理的角色去探讨一下项目例会开多久比较合适，项目中的哪些人参与比较合适。
探讨这个问题前，我们首先要明确一件事情，那就是开项目例会的目的是什么？对于员工而言，参加项目例会有三个目的:
汇报自己当前的工作情况与工作进度。
将自己当前工作当中碰到的问题提出来以便寻求帮助与解决。了解项目的整体进展以方便下一步自己的工作安排。对于项目经理而言，也有三个目的:
了解项目整体进展情况。
了解员工以及项目所存在的问题与风险。
沟通、协调、处理、解决、规避相关事宜。由此可见，员工和项目经理的目的几乎相同，这也说明了整个团队成员在参与项目例会这件事上关注点是一致的，只不过员工关注的是个体，而项目经理关注的是整体。将每一个个体糅合起来，就是一个整体，这也和管理理念相吻合。
既然目的已经明确，那么项目例会开多久，那就比较简单了。虽说简单，但还要考虑一个实际的问题，那就是场地问题。
现在有种现象，每天早上在投入工作前，总有一些人站着聚在一起，开一个站会，或者干脆拉一个网络会议，然后大家叽叽喳喳一番，而且还不占用任何场地资源。
当然，这和项目例会还是有本质上的区别，项目例会追求的是整体，而且还要形成正规的会议纪要，方便监督与跟踪。因此，项目例会必须要有正规且方便的场地。
说完场地，那么到底项目例会开多久比较合适呢？
个人经验与建议是不要超过45分钟，也就是不超过学生上一节课的时间。
只要会议目的明确，准备充分，这个时间足够了。而一旦超过这个时间，几乎可以说明项目例会已经跑题了，已经偏离了主题。
项目例会是一个提出问题，汇总问题，协调问题，分配问题的会议，千万不能把它当成是研究问题与解决问题的会议。
否则的话就会消耗大量的时间，而消耗掉大量时间，往往获利的只是某一个或者某几个人而已，对于绝大多数参会人员来说，最终时间都白白浪费掉了。
项目当中的哪些人适合参与项目例会呢？现在很多项目，少则数人，多则上百人。这势必会涉及到会议场地，人数少还行，就不在讨论，人数多的话很难办，因此必须要控制项目例会的参会人数。
那么哪些人必须参加项目例会，哪些人又是可选择参与项目例会，哪些人又是没必要参与项目例会呢？
我们可以遵循以下原则:
直接干系人必须参与
间接干系人可选择参与不相干的人没必要参与那么这些人如何界定呢？
项目经理根据项目具体情况，可先确定部分参会人选。
项目例会前一天或前半天，项目经理通过各种途径，比如邮件，比如内部通信系统，或者当面沟通，结合项目情况和各自具体情况，再确定部分参会人选。
什么是具体情况呢？
我们上面提到过的项目例会的目的，这就是具体情况。
同时，我上面也提到过项目例会是一个提出问题，汇总问题，协调问题，分配问题的会议，
有些问题，通过前面时间的沟通、确认、以及判断，筛选出必须上例会的，排除掉没必要上例会的，关于这些，项目经理都可以灵活把握。
我们的项目例会这样开我们有个项目，规模比较大，接近百人，而且牵扯到异地，同时客户也要参与。
我们例会时间一般放在周五下午四点，方式是视频会议，参会人选包括:项目经理，各小组负责人，会议纪要人员，客户代表，会议主持人，会议召集人，其他相干人员。
会议内容，会议主题，会议接入时间，会议地点，参会人选等具体事项在周五上午就会发邮件给各参会人，可抄送密送其他人选，比如各相关领导。
客户代表由客户方自己指定。
会议纪要人员每次都由项目经理指定，选择和本次例会关联度不大的项目成员担当。
会议主持人由各小组负责人轮流担当，当期例会主持人选择由当期例会关联度较小的小组负责人担当。
会议召集人员由项目经理自己担当。
其他相干人员，根据上面提到的原则进行选择。
会议召集人监督整个会议，避免会议当中出现不符合主题的情况。
会后，会议纪要都要按时发给相关人员。
总之，项目经理有权利进行灵活的调整，甚至取消。
会服人员具体做些什么?与会务人员有什么区别？
会服人员，就是指我会议召开提供服务的人员，比如打扫卫生，端茶送水，布置会场，处理这样一些简单事物的人。
而会务人员则不同，所做的事要高一个层次，比如为会议召开准备材料，准备领导们的发言稿，做好与会人员统计，发放相关的资料，所以，二者有一定的区别。